Innan vi går in på detaljer skulle vi vilja belysa tre viktiga punkter som detta dokument handlar om. Punkterna är viktiga för oss eftersom vi vet att de är viktiga för dig:

1. Vi vill tydliggöra ansvaret för att skydda dina rättigheter och din integritet.
2. Vi förklarar hur vi använder de personuppgifter du delar med oss, för att vi ska kunna erbjuda dig Recruto’s tjänster och ge dig bästa möjliga upplevelse av dem, hemsidan och när du är i kontakt med oss.
3. Dokumentet ska ge dig förståelse för vilka uppgifter vi samlar in och vad vi gör – respektive inte gör – med dem.
4: Du kan när som helst ändra inställningarna för cookies genom att klicka här.

All behandling av personuppgifter inom Recruto sker i enlighet med tillämplig personuppgiftslagstiftning.

Parter och ansvar för behandlingen av dina personuppgifter

Recruto AB, 556648-7517, Box 7080, 300 07 Halmstad är systemleverantör av webbaserade verktyg för att stödja rekryterings-, bemannings- och tidrapporteringsprocesser härefter “Tjänsten”. Recruto är personuppgiftsbiträde för behandling av dina personuppgifter i Tjänsten och har då ansvar för de organisatoriska och tekniska säkerhetsåtgärder som finns beskrivet i det Personuppgiftsbiträdesavtal som följer som en bilaga till Användaravtalet.

Personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina uppgifter i Tjänsten är “Kunden” som är den registrerade organisationen hos Recruto, vilket kan vara företag, föreningar, kommuner och statliga verk. Du som är användare och har egna inloggningsuppgifter till Tjänsten kallas härefter “Användaren”. I Tjänsten finns rollen “Huvudadmin” vilken är företrädare för Kunden i Tjänsten med ansvar att lägga upp användare och andra Superadmins, tilldela rättigheter och ge instruktioner till Recruto avseende behandlingen av data, inkl. personuppgifter i Tjänsten. Du som är samarbetspartner, leverantör eller återförsäljare av Recrutos webbaserade verktyg kallas härefter “Affärspartner”. Kunder och Affärspartners har anställda vars kontaktuppgifter finns registrerade hos Recruto för att vi ska kunna kontakta dem, de kallas nedan “Kontaktpersoner”.

Recruto är personuppgiftsansvarig för behandlingen av de personuppgifter som du delar med Recruto när:

1. du beställer Tjänsten
2. du får inloggningsuppgifter och blir användare av Tjänsten
3. du ingår avtal med Recruto och blir Kund eller Affärspartner
4. du registreras som kontaktperson hos Recruto för din organisation
5. du anmäler dig till någon av våra onlineutbildningar
6. vdu har en fråga och/eller kontaktar oss
7. du besöker vår hemsida och accepterar cookies

Vilka personuppgifter behandlar vi om dig?

Vilka personuppgifter som behandlas varierar beroende på vilken företagsform du har. Företagsuppgifter kan bli personuppgifter för Kund och affärspart som är en enskild firma. När du beställer Tjänsten samlar vi in kontaktuppgifter om dig som kontaktperson och företagsuppgifter om dig som Kund. Alla användare har registrerade kontaktuppgifter, onlineidentifikationer och inloggningsuppgifter för att kunna använda Tjänsten. Om ett avtal ingåtts med Recruto behandlar vi uppgifter om dig som Kund/Affärspartner, som vid enskild firma blir personuppgifter, och kontaktuppgifter om dig som Kontaktperson. Har du en fråga eller kontaktar oss gällande något annat ärende kan mängden personuppgifter och vilka det är variera beroende på vilken kommunikationskanal som används. Kategorier av personuppgifter är oftast kontaktuppgifter, online-identifikationer, företagsuppgifter samt ärendet i sig som ostrukturerat material, vilket innehåller de personuppgifter du valt att dela med oss. En detaljerad lista över vilka personuppgifter som förekommer inom olika kategorier, vid vilka tillfällen och vilken laglig grund behandlingen baseras på, finns i bilaga 1 nedan. Information om vad cookies är och hur Recruto hanterar cookies finns beskrivet på vår sida ”Cookies” på www.recruto.se.

Varför behandlar vi dina personuppgifter?

Recruto samlar in personuppgifter om dig som användare och kund för att kunna tillhandahålla Tjänsten, samt ge dig bästa möjliga upplevelse av både Tjänsten och vår hemsida. Det behövs för att vi ska kunna identifiera dig, administrera ditt konto, för statistiska ändamål och för direktmarknadsföring (vilket du kan avregistrera dig från). De personuppgifter som samlas in vid beställning behövs för att hantera ordern, fakturera och skicka inloggningsuppgifter till dig och för att kunna kontakta dig. Alla användares personuppgifter behövs för att kunna ge dig tillgång till Tjänsten, för att du ska kunna använda Tjänsten, kunna skapa en behandlingshistorik åt dig som Kund, kunna identifiera dig samt veta vilka användare och kunder som använder Tjänsten. Företagsuppgifter om dig som affärspart behövs för att fullgöra avtalet och kontaktuppgifter om dig som kontaktperson för att kunna kontakta dig. Företagsuppgifter och kontaktuppgifter behövs också för att kunna fakturera dig. Vi behandlar också uppgifterna för att skicka utvärderingar och genomföra uppföljningar. När du kontaktar oss via någon av Recruto’s kommunikationskanaler används informationen om dig för att kunna hantera ärendet, kunna kontakta dig, i utbildningssyfte och bidrar till att förbättra vår service genom att spara ärendet vid återkommande frågor från dig eller andra frågeställare med samma fråga. Besöker du Recruto’s hemsida samtycker du till cookies för behandlingen av dina uppgifter.

Vilka delar vi personuppgifter med?

Vi kan komma att dela personuppgifter med leverantörer till Recruto både inom och utanför EU/US Data Privacy Framework (DPF)). Leverantörerna har motsvarande skyldigheter gällande behandlingen av personuppgifter som du som kund avtalat med oss och framgår av Personuppgiftsbiträdesavtalet. När du kontaktar oss använder vi oss av underleverantörer. Vilka dessa underbiträden är och deras plats för behandlingen framgår av bilaga 2 nedan. Väljer du att aktivera en integration via Tjänsten såsom till exempel överföring av annonser till olika publiceringskanaler kommer vi att dela de personuppgifter som den integratören kräver, vilket då sker på din begäran. Recruto har fullgoda biträdesavtal med alla sina leverantörer för att säkerställa att behandlingen sker enligt fastställda regler. Recruto ska på begäran informera Användaren om vilka underbiträden som Recruto har anlitat.

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Recruto sparar personuppgifter om dig som kund så länge det finns en kundrelation eller är nödvändigt för att uppnå de ändamål som beskrivs i denna policy. Vid avtalets upphörande kommer Recruto radera alternativt anonymisera dina uppgifter inom en rimlig tid efter uppsägning, om inte annan svensk eller europeisk lag, domstol eller myndighet säger något annat. Dina uppgifter kan sparas baserat på intresseavvägning om det finns säkerhets- eller ekonomiska skäl. Hur länge dina personuppgifter som användare lagras hos oss varierar beroende på syftet till att de samlats in. Data i Tjänsten raderar systemadministratören, men vid de fall det inte finns en teknisk funktion för radering behöver din systemadministratör kontakta Recruto. Uppgifter som samlas in när du kontaktar Recruto lagras så länge du är kund hos Recruto för att fullgöra vårt åtagande. Vid avslutad kundrelation kan vi lagra nödvändig data baserat på intresseavvägning som bevismaterial ifall det skulle uppstå problem. Lagringen begränsas då och med kontrollerad behörighetsstyrning.

Vilka rättigheter har du?

Du som registrerad hos Recruto har flera rättigheter som du bör känna till. Som kund kan man kontakta oss för att få ut vilken information vi har samlad, samt instruktioner kring hur du själv som kund kan hitta denna data. Du har rätt att kostnadsfritt en gång per år, förutsatt att du har berättigade skäl, begära ett registerutdrag över vilken information som finns registrerad om dig. Du har i vissa fall även rätt till dataportabilitet av personuppgifterna. Du har rätt till att få dina personuppgifter korrigerade om de är felaktiga, ofullständiga eller missvisande och rätt att begränsa behandlingen av personuppgifter tills de blir ändrade. Du har rätten att bli glömd, men radering av personuppgifter kan inte ske om det krävs för att fullgöra avtalet eller om annan svensk eller europeisk lag, domstols- eller myndighetsbeslut säger annat, samt om det baseras på intresseavvägning. Skulle du tycka att det inte finns berättigade skäl eller att intresseavvägningen är felaktig har du rätt att invända mot behandlingen. Du har också rätt att dra in ett samtycke, lämna klagomål om behandlingen till Datainspektionen, motsätta dig automatiskt beslutsfattande, profilering och invända direktmarknadsföring.

Dataskyddsombud

Recruto följer aktuell dataskyddslagstiftning och har därför ett dataskyddsombud. Den övergripande uppgiften för dataskyddsombudet är att övervaka att Recruto följer gällande dataskyddslagstiftning. I dataskyddsombudets arbetsuppgifter ingår att samla information om hur Recruto behandlar personuppgifter samt ge råd inom företaget för att upprätthålla en hög nivå av dataskydd. Dataskyddsombudet har inget personligt ansvar för Recruto’s behandling av personuppgifter. Det är Recruto som företag som ansvarar för att svensk dataskyddslagstiftning följs.

Om du vill veta mer

Har du frågor om denna policy och behandlingen av dina personuppgifter, vill radera eller ändra felaktiga uppgifter kan du kontakta oss genom de kontaktuppgifter som finns på Recruto’s hemsida, samt via det användarstöd som finns tillgängligt i Tjänsten.

d