Guide för att välja online bemanningsystem

Att välja det bästa online bemanningssystemet kan vara svårt.

Det kan vara en stor utmaning att välja rätt online bemanningssystem. Med så många alternativ som erbjuds kan det vara svårt att veta vilket som är bäst för dina behov. Och när du väl har investerat tid och energi i ett system kan det vara svårt att byta till ett annat. Därför är det viktigt att göra din efterforskning och välja det system som fungerar bäst för dig och ditt företag. Men när det finns så många bemanningssystem att välja mellan, hur kan du då vara säker på att du väljer rätt system för ditt företag?

Vad bör jag ta hänsyn till när jag väljer bemanningssystem?

För det första bör du tänka på dina specifika behov. Vilken typ av arbete kommer du att använda systemet för? Engångsprojekt? Löpande arbete? Deltids- eller heltidspersonal? När du vet vad du behöver kan du begränsa dina alternativ och välja ett system som är anpassat till dina specifika behov.

För det andra ska du ta en titt på de avgifter som är förknippade med varje system. Många bemanningssystem tar ut en procentuell andel av varje arbetstagares lön, så det är viktigt att veta hur mycket du kommer att betala i avgifter innan du bestämmer dig för ett system. I vissa fall kan det vara värt att betala en fast högre avgift för ett system som erbjuder fler funktioner eller bättre support.

Slutligen bör du ta hänsyn till den kundsupport som varje system erbjuder. Om du har frågor eller stöter på problem ska du kunna få hjälp av systemleverantören.

Vilka funktioner ska ett online bemanningssystem ha?

Välj ett system med funktioner som förenklar och effektiviserar din rekryteringsprocess. Det ska vara enkelt och okomplicerat att lägga ut ett jobb och granska ansökningar. Systemet ska också göra det möjligt för dig att spåra dina framsteg, så att du kan följa upp de sökande och se till att ingen faller mellan stolarna. Tänk dessutom på din budget när du väljer ett bemanningssystem. Välj ett system som passar dina behov och din budget, så att du får mest valuta för pengarna. Genom att ta dig tid att välja rätt system för bemanning online kan du spara tid och frustration i det långa loppet.

Med exempelvis Recrutos bemanningssystem kan du enkelt hålla koll på kontrakt, scheman, kandidater, fakturering och uppdrag. Detta kan spara dig mycket tid och besvär i det långa loppet. Du kan också använda systemet för att planera intervjuer, spåra kontraktsdetaljer och hantera fakturering och betalningar. Recruto tillhandahåller med andra ord allt du behöver för att hitta och anställa de bästa medarbetarna för ditt företag.

Vilka är de viktigaste funktionerna som bör ingå i online bemanningssystem?

• Kollektivavtal och kundavtal: Se till att det system du väljer har inbyggt stöd för kollektivavtal och kundavtal. Detta kommer att spara dig mycket tid och besvär längre fram.

• Inbyggt stöd för GDPR: Den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) är ett regelverk som trädde i kraft i maj 2018. Välj ett online bemanningssystem som har inbyggt stöd för GDPR så att du kan vara säker på att du uppfyller kraven.

• API till finansiella system och lönesystem: Ett bra online bemanningssystem kommer att ha ett API som gör att du kan integrera det med dina ekonomi- och lönesystem. Det gör det mycket enklare att hålla koll på dina anställdas timmar och löner.

• Smidig tidrapportering: Välj ett online bemanningssystem som gör det enkelt att rapportera personalens timmar, frånvaro och semestrar. Detta kommer att spara dig mycket tid och hjälpa dig att hålla koll på var din personal befinner sig.

• Möjlighet att skicka notifikationer med e-post eller sms: Väljer du ett sådant system är det enkelt att skicka e-post och sms till utvalda målgrupper, en funktion du troligen vill att systemet ska ha. Kanske är det även viktigt att de finns en app du kan använda?

• Du vill ha ett system där det bara är att skriva in den nödvändiga informationen och trycka på skicka. Ditt meddelande kommer då att vara på väg på några sekunder, vilket gör det enkelt att hålla kontakten med din personal. Oavsett om du skickar en påminnelse om ett kommande möte eller delar med dig av en ny företagspolicy kan rätt bemanningssystem hjälpa dig att få jobbet gjort snabbt och enkelt.

Hur användarvänligt är bemanningssystemet?

Det viktigt att tänka på att det inte bara är klienten och konsultcheferna som kommer att använda systemet. Dina konsulter är de som faktiskt får jobbet gjort, så det är viktigt att välja ett system som underlättar deras arbete. Med ett bra online bemanningssystem kan konsulterna enkelt hitta och söka jobb som motsvarar deras kompetens och tillgänglighet, och de får all information de behöver för att kunna göra sitt jobb på ett bra sätt. Det ska också vara lätt att använda för cheferna, så att de snabbt kan hitta rätt konsult för varje jobb. Genom att ta dig tid att välja rätt bemanningssystem kan du göra livet mycket enklare för dina konsulter – och öka dina chanser att få återkommande uppdrag från nöjda kunder.

Ett användarvänligt bemanningssystem bör erbjuda möjlighet att skicka meddelanden till dina konsulter. Det gör det lättare att uppdatera dem om potentiella uppdrag, och det kan också hjälpa dig att hålla koll på deras tillgänglighet. Leta dessutom efter ett system som gör det möjligt för konsulter att uppdatera sina profiler och kommunicera med andra konsulter. Detta ger dem möjlighet att hålla sig uppdaterade om de senaste öppningarna och även nätverka med andra yrkesverksamma inom sitt område. Genom att ta hänsyn till dessa faktorer kan du vara säker på att välja rätt online bemanningssystem för ditt företag.

Är bemanningssystemet molnbaserat?

Att övergå till ett molnbaserat system har många fördelar. Du behöver inte oroa dig för att köpa eller underhålla egna servrar eller annan hårdvara. Om något går fel med det molnbaserade systemet kan du helt enkelt kontakta leverantören så tar de hand om det åt dig. Molnbaserade system är också mycket mer skalbara än traditionella system på plats. Du kan enkelt lägga till eller ta bort användare i takt med att dina affärsbehov förändras.

Om du letar efter ett tryggt och säkert bemanningssystem bör du definitivt överväga ett molnbaserat alternativ. Med den här typen av system lagras dina data i molnet i stället för att försöka sig på en komplicerad lösning med egna servrar. Det innebär att om något händer med din hårdvara kommer dina data fortfarande att vara säkra och friska. Och om du någonsin behöver komma åt dina data från en annan plats kan du göra det enkelt och utan problem. Molnbaserade system är också generellt sett mycket billigare än traditionella system på plats. Så om du letar efter ett personalsystem som är både säkert och prisvärt är ett molnbaserat system definitivt rätt väg att gå.

Vilken support har bemanningssystemet?

Det kan vara frestande att välja det bemanningssystem som har flest funktioner, även om det inte har allt du behöver. Det är dock viktigt att komma ihåg att ett system bara är lika bra som dess förmåga att stödja dig när du behöver det. Om ditt bemanningssystem inte kan finnas där för dig när du behöver det är det inte värt din tid eller dina pengar. Välj ett bemanningssystem online som kommer att finnas där för dig när du behöver det, oavsett vad som händer.

Vad finns det för fler lösningar för att hjälpa till att hantera bemanningen?

• Traditionella bemanningsföretag: Det är företag som själva använder sig av bemanningssystem och kan hjälpa dig med allt för din bemanning: Allt från rekrytering, anställning till hantering av löner.
  • + Jobbet blir enklare för dig
  • + Det går snabbt att öka på eller minska på timmarna
  • – Det kostar mer än om du själv tar hand om rekryteringen och bemanningen i ett bemanningssystem
  • – Ökar kostnad mot om du själv rekryterar
• En marknadsplats, likt Hemnet eller Blocket, dit du vänder dig för att hitta personal, fokuset är inte att vara ett komplett system utan en hjälp för att hitta personal.
  • + Hjälper dig att framförallt hitta personalen du behöver utifrån en stor pool
  • + Betygsättning och övervakning av personalen så att du i större utsträckning får den kompetens som personen uppger sig besitta
  • – Det är inget komplett system och du behöver jobba både i det och ditt egna system
  • – Här betalar du när du väljer att hyra några av konsulterna, ofta ett rörligt pris beroende på användningen och det kan markant öka på dina kostnader
  • – Konsulterna tenderar att se sig som sitt eget bolag, eller är ett bolag, och du blir konkurrensutsatt från andra bolag som vill hyra dem
• Bemanningspooler där personalen är direkt anställd av bemanningsföretaget och du slipper alla utmaningar som det kan vara att ha egen personal och att hyra in personalen från bemanningsföretaget.
  • + Du får hjälp med att hitta personal vilket gör det enkelt
  • + Du slipper kostnaderna som är förknippade med att ha egen personal
  • – De anställda blir i mindre utsträckning knutna till din verksamhet och du kommer konkurrera om dem mot andra verksamheter
  • – Dyrare än en marknadsplats eller att själv hitta personalen
  • – Liten hjälp med själva hanteringen av personalen så du kommer troligen fortfarande behöva ett eget bemanningssystem
• Konsultföretag med hög specialistkompetens som erbjuder färdiga tjänster eller produkter för dig och kan omgående lösa specifika behov så som att skriva ett avtal, sköta din marknadsföring eller ta hand om din IT-infrastruktur.
  • + Du behöver inte själv göra en dyr rekrytering av kvalificerad personal
  • + Du slipper ha kvalificerad kunskap inom ditt bolag och löpande utbilda personal
  • + Ofta flexibilitet i de tjänster du vill införskaffa
  • – Dyrare per timme
  • – Konsulterna integrerar sig inte i bolaget
   

Vad kostar ett online bemanningssystem?

Så klart är det viktigt att prisbilden för ditt nya system är rimligt. Det finns system som har fastpris där allting ingår, så som våra priser, och fördelen med detta är att du vet kostnaden på förhand, allting ingår. För dig som kommer att använda systemet regelbundet är denna prissättning fördelaktigare.
Andra modeller är att man betala en procent utifrån arbetstagarnas löner eller hur man använder systemet vilket kan bli billigare för dig som inte har något stort behov av bemanning där de totala löneutbetalningarna är låga. Nackdelen är att om du växer och börjar bemanna mycket över tid så kan det bli betydligt dyrare och har du väl flyttat in i ett system så riskerar det att bli tidsödslande att byta system.

Sammanfattning: Hur väljer man rätt bemanningssystem?

1. Gör en kartläggning över dina egna behov av systemet och hur du kan få det passa in i din verksamhet.
2. Utifrån kartläggningen specificera du vilka funktioner systemet behöver ha.
3. Användarvänligheten är ofta en viktig del i ett system så du behöver få en uppfattning om denna innan du bestämmer dig, gärna genom en möjlighet att kunna testa systemet gratis en period.
4. Undersök supporten så att du kan förvänta dig att få den support du förväntar dig behöva.
5. Undersök de avgifter som är förknippade med systemet, passar ett tryggt fastpris dig bättre eller är det aktuellt att överväga en rörlig kostnad som växer i takt med att du använder systemet?

Har ni frågor eller funderingar, hör gärna av dig till oss. Vi är alltid intresserad av vad ni tycker om Recruto.

Maila till: info@recruto.se eller Ring: 031-799 90 65