GDPR – Lagen om behandling av personuppgifter

GDPR står för General Data Protection Regulation och är en ny dataskyddsförordning från EU som kommer bli en lag i alla EU:s medlemsländer från 25 maj 2018. GDPR kommer ersätta den nuvarande lagen Personuppgiftslagen (PuL). Lagen är till för att skydda individers integritet och avser att modernisera, harmonisera och förstärka skyddet inom EU.

Inom varje EU-medlemsland finns en tillsynsmyndigheten som kommer kontrollera detta. I Sverige heter denna myndighet Integritetskyddsmyndigheten, tidigare Datainspektionen. På deras hemsida finns mer information och hjälp som du kan ta del av för att ta reda på vad du behöver göra.

Behandling av personuppgifter
Lagen handlar om hur du ska behandla personuppgifter, vilket är två viktiga begrepp att förstå. Personuppgifter kan förklaras som varje upplysning som avser en identifierad eller identifierbar enskild person (även kallad registrerad), varvid en identifierbar fysisk person är en person som direkt eller indirekt kan identifieras, särskilt med hänvisning till en identifierare som ett namn, ett identifikationsnummer, en lokaliseringsuppgift eller onlineidentifikatorer, eller till en eller flera faktorer som är specifika för den fysiska personens fysiska, fysiologiska, genetiska, psykiska, ekonomiska, kulturella eller sociala identitet. Behandling av dessa uppgifter innebär att du genomför en åtgärd eller kombination av åtgärder beträffande personuppgifter eller uppsättningar av personuppgifter, oberoende av om de utförs automatiserat eller ej. Exempel på sådan behandling är insamling, strukturering, lagring, bearbetning, spridning eller radering.

Känsliga personuppgifter
Det finns en speciell kategori av personuppgifter som lagen tar upp och som du som personuppgiftsansvarig behöver vara extra uppmärksam på, det är känsliga personuppgifter. Exempel på känsliga personuppgifter är uppgifter som avslöjar etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse eller uppgifter om hälsa och sexualliv. Utgångspunkten är att det är förbjudet att behandla dessa personuppgifter, men det finns ett antal undantag. I Sverige pågår en utredning kring dessa uppgifter och de ser över att ta fram en kompletterande svensk lagstiftning.

Personuppgiftsansvarig och personuppgiftsbiträde
I behandlingen av personuppgifter finns det framförallt två roller som du bör känna till och beroende på vilken roll du har finns det olika ansvarsområden. Den personuppgiftsansvariga (PuA) är den som enligt lagen har det yttersta ansvaret för behandlingen och bestämmer ändamål och medlen. Den personuppgiftsansvarige ska se till att lagen följs, ska informera de personer vars personuppgifter behandlas och ska säkerställa den personuppgiftsbiträdes efterlevnad. Personuppgiftsbiträdet (PuB) behandlar personuppgifterna för den personuppgiftsansvariges räkning och har ansvar för de tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärderna.

Ansvarig och biträde för uppgifter i Recruto´s tjänster
All behandling av personuppgifter i verktygen är du som kund personuppgiftsansvarig för. Recruto är personuppgiftsbiträde och vidtar tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att du ska känna dig trygg med att dina insamlade personuppgifter ska behandlas säkert och enligt lagen. Vi uppdaterar därför också vårt Användaravtal och införlivar ett Personuppgiftsbiträdesavtal som en tillhörande bilaga.

Recruto som personuppgiftsansvarig
All behandling av personuppgifter om dig som kund, användare är vi personuppgiftsansvariga över när du beställer Recruto´s tjänster eller på olika sätt kontaktar oss. Vad vi gör, eller inte gör, med dina personuppgifter har vi beskrivit i vår Integritetspolicy.

Grundläggande principer i GDPR
Lagen bygger på 7 grundläggande principer:

• Laglighet, korrekthet och öppenhet
• Ändamålsbegränsning
• Uppgiftsminimering
• Korrekthet
• Lagringsminimering
• Integritet och konfidentialitet
• Ansvarsskyldighet

Vad de grundläggande principerna innebär kan du läsa om på Integritetsskyddsmyndighetens hemsida.

Rättsliga grunder
I uppfyllnad av principen om laglighet, korrekthet och öppenhet behöver du ha stöd i dataskyddsförordningen för att behandlingen av personuppgifter ska vara tillåten. Dessa rättsliga grunder handlar om att du behöver ha ett samtycke, avtal, rättslig förpliktelse, grundläggande intressen, allmänt intresse, myndighetsutövning eller intresseavvägning för att få behandla personuppgifter.

Rättslig grund för uppgifter i Recruto´s tjänster
Vilka rättsliga grunder som finns för behandlingen av personuppgifter i Recruto´s tjänster måste du som personuppgiftsansvarig ta reda på och dokumentera. Det kan variera från fall till fall beroende på verksamhet, vilka lagar ni behöver följa, om ni samlar in uppgifter som krävs eller som kan vara bra att ha.

Ostrukturerat material
I PuL har vi i Sverige haft en undantag där vi inte behövt tänka på hur personuppgifter behandlas, detta undantag heter “Missbruksregeln”. Det har inneburit att vi har kunnat haft personuppgifter i så kallat ostrukturerat material, vilket är löptext och fritext som exempelvis dokument, e-post, hemsidor eller anteckningsfält i system. Missbruksregeln försvinner nu i och med GDPR och innebär att du behöver kartlägga vilka personuppgifter som finns i allt ostrukturerat material och behöver börja hantera detta på samma sätt som med strukturerat material.

Har du frågor?

Har du som ansvarig frågor om GDPR och Recruto´s arbete kring nya förordningen. Då är du välkommen att kontakta oss via info@recruto.se eller genom att ringa 031-799 90 65.

Du kan också uppdatera dig genom att läsa Recruto´s senaste mailutskick (skickat 180511 till alla våra kunder) angående GDPR och vad Recruto genomför i systemet för att anpassa sina verktyg. Klicka på nedan länk:

”Uppdaterade avtalsvillkor och nya funktioner i samband med GDPR”